Hausverwaltung wechseln: Ablauf, Kosten und Fallstricke
Der Beschluss ist das Einfachste am Verwalterwechsel. Teuer wird es bei der Übergabe – wenn Unterlagen fehlen, Konten nicht umgeschrieben werden oder niemand weiß, wer die Jahresabrechnung macht.
Das Wichtigste in Kürze
- Von der Entscheidung bis zur vollständigen Übergabe vergehen realistisch zwei bis vier Monate.
- Der Wechsel selbst kostet die Gemeinschaft in der Regel nichts – teuer wird nur eine schlechte Übergabe.
- Die Übergabe der Unterlagen entscheidet über Erfolg oder Chaos. Regeln Sie sie im Beschluss mit.
- Klären Sie früh, wer die Jahresabrechnung für das laufende Wirtschaftsjahr erstellt.
Wann ein Wechsel sich lohnt – und wann nicht
Ein Wechsel kostet die Gemeinschaft Zeit und in den ersten Monaten Aufmerksamkeit. Er lohnt sich, wenn dauerhaft Geld oder Substanz verloren geht:
- Die Jahresabrechnung kommt regelmäßig erst nach Monaten oder gar nicht.
- Niemand ist erreichbar; Schäden bleiben liegen und werden dadurch größer.
- Beschlüsse werden nicht umgesetzt, Angebote nicht eingeholt.
- Die Beschlusssammlung ist lückenhaft oder fehlt.
- Niemand kann sagen, wie hoch die Erhaltungsrücklage tatsächlich ist.
Er lohnt sich dagegen selten, wenn es um einen einzelnen Vorfall geht, um persönliche Reibereien mit einer Sachbearbeiterin oder um eine Vergütung, die schlicht ein paar Euro über dem Marktniveau liegt. Rechnen Sie ehrlich: Eine Gemeinschaft mit zehn Einheiten zahlt bei fünf Euro Unterschied pro Einheit rund 600 Euro im Jahr. Ein einziger nicht bearbeiteter Wasserschaden kostet ein Vielfaches.
Zwei Ebenen, die oft verwechselt werden
Beim Wechsel geht es immer um zwei getrennte Dinge. Die Bestellung ist das Amt: Wer darf für die Gemeinschaft handeln? Sie endet mit der Abberufung, und die ist jederzeit mit einfacher Mehrheit möglich. Der Verwaltervertrag ist die schuldrechtliche Seite: Vergütung, Laufzeit, Leistungen. Er endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung (§ 26 Abs. 3 WEG).
Wer nur abberuft und den Vertrag vergisst, zahlt unter Umständen weiter. Deshalb gehören beide Punkte in denselben Beschluss. Wie die Beschlüsse konkret formuliert werden, steht mit Mustertext in unserem Beitrag Verwalter abberufen.
Der realistische Zeitplan
| Phase | Dauer | Was passiert |
|---|---|---|
| Vorbereitung | 2–4 Wochen | Stimmung im Haus klären, Angebote einholen, Unterlagen sichten |
| Einladung | mind. 3 Wochen | Ladungsfrist bis zur Versammlung (§ 24 Abs. 4 WEG) |
| Versammlung | 1 Tag | Abberufung, Neubestellung, Verwaltervertrag |
| Anfechtungsfrist | 1 Monat | Beschlüsse können angefochten werden (§ 45 WEG) |
| Übergabe | 2–8 Wochen | Unterlagen, Konten, Verträge, offene Vorgänge |
In der Summe sind zwei bis vier Monate normal. Die größte Unbekannte ist der bisherige Verwalter: Gibt er die Unterlagen zügig heraus, geht es schnell. Zieht er es hin, verlängert sich vor allem die letzte Phase.
Was der Wechsel wirklich kostet
Für den Wechsel selbst verlangen seriöse Verwaltungen kein gesondertes Honorar – auch wir nicht. Trotzdem sollten Sie drei Posten im Blick haben:
- Die neue Vergütung. Der laufende Preis pro Einheit und Monat ist der eigentliche Kostenfaktor. Vergleichen Sie ihn immer zusammen mit dem Leistungsumfang, sonst vergleichen Sie Äpfel mit Birnen.
- Ein mögliches Übergabehonorar des alten Verwalters. Manche Verwalterverträge enthalten eine solche Klausel. Ob sie wirksam ist, ist umstritten, weil die Herausgabe der Unterlagen zu den Pflichten des Verwalters gehört. Prüfen Sie den Vertrag, bevor Sie zahlen.
- Aufwand für Altlasten. Fehlen Abrechnungen oder sind Konten unklar, entsteht einmaliger Mehraufwand. Ein guter Verwalter beziffert das vorab im Angebot, statt es später in Rechnung zu stellen.
Unsere Einstiegspreise stehen offen auf der Preisseite – gerade damit dieser Vergleich einfach wird.
Vergleich leicht gemacht
Anforderungsprofil für Ihre Angebotsanfrage
Damit Angebote vergleichbar werden, braucht es dieselben Fragen an alle Verwaltungen. Schreiben Sie uns kurz, wie viele Einheiten Ihre Gemeinschaft hat und wo sie liegt – Sie bekommen unser Anforderungsprofil zum Versenden an mehrere Anbieter, kostenlos. Dass eines der Angebote von uns kommt, versteht sich; entscheiden müssen Sie trotzdem selbst.
Anforderungsprofil anfordern →Die Übergabe: Diese Unterlagen müssen kommen
Die Gemeinschaft hat Anspruch auf Herausgabe aller Verwaltungsunterlagen. Diese Liste gehört in das Übergabeprotokoll:
- Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung
- Beschlusssammlung und sämtliche Versammlungsprotokolle
- Jahresabrechnungen und Wirtschaftspläne der vergangenen Jahre
- Kontounterlagen, aktuelle Salden und die Hausgeldsalden je Einheit
- Stand der Erhaltungsrücklage, getrennt ausgewiesen
- Laufende Verträge: Versicherung, Wartung, Hausmeister, Reinigung, Versorger
- Versicherungsscheine und offene Schadenakten
- Unterlagen zu Bauvorhaben und laufender Gewährleistung
- Eigentümerliste mit Adressen, Zählerlisten
- Laufende Gerichtsverfahren und Mahnverfahren
- Schlüssel, Codes und Zugänge
Sieben Fallstricke
- Abberufung ohne Nachfolger. Ohne Verwalter vertreten alle Eigentümer die Gemeinschaft gemeinsam. Schon eine Reparatur zu beauftragen wird dann mühsam.
- Die Jahresabrechnung fällt zwischen die Stühle. Legen Sie fest, wer das laufende Wirtschaftsjahr abrechnet. Sonst rechnet am Ende niemand ab.
- Konten nicht umgeschrieben. Die Konten lauten auf die Gemeinschaft; die Verfügungsberechtigung muss auf den neuen Verwalter wechseln. Das dauert bei Banken oft länger als gedacht.
- Lastschriften laufen weiter. Hausgeld-Einzüge, Versicherungsbeiträge und Versorgerabbuchungen müssen sauber übergeleitet werden, sonst platzen Zahlungen.
- Versicherer nicht informiert. Schadenmeldungen laufen sonst ins Leere – ausgerechnet im Schadensfall.
- Formfehler bei der Einladung. Zu kurze Frist oder unvollständige Tagesordnung machen den Beschluss anfechtbar, und zwar einen Monat lang.
- Keine Frist für die Übergabe. Steht im Beschluss kein Datum, zieht sich die Herausgabe. Nennen Sie einen Termin.
Häufige Fragen
Können wir mitten im Jahr wechseln?
Ja. Der Wechsel ist nicht an das Wirtschaftsjahr gebunden. Praktisch ist ein Wechsel zum Jahreswechsel trotzdem angenehmer, weil die Abrechnung dann sauber getrennt ist.
Was, wenn der alte Verwalter die Unterlagen nicht herausgibt?
Zunächst wird er unter Fristsetzung schriftlich aufgefordert. Bleibt das erfolglos, kann die Gemeinschaft den Anspruch gerichtlich durchsetzen. Parallel rekonstruiert der neue Verwalter, was sich aus Kontoauszügen und Belegen rekonstruieren lässt.
Müssen wir mehrere Angebote einholen?
Vergleichsangebote gehören zur ordnungsmäßigen Verwaltung und schützen den Beschluss vor Anfechtung. Zwei bis drei vergleichbare Angebote sind üblich.
Wie lange sollten wir den neuen Verwalter bestellen?
Zwei Jahre sind ein guter Kompromiss: lang genug, um Altlasten aufzuarbeiten, kurz genug, um ohne Diskussion wieder auszusteigen. Gesetzlich möglich sind bis zu fünf Jahre.
Sie wollen den Wechsel angehen?
Wir übernehmen Eigentümergemeinschaften im Ruhrgebiet und am Niederrhein – mit Versammlungen vor Ort, Antwort innerhalb von 48 Stunden und der Aufarbeitung dessen, was liegen geblieben ist. Was das konkret heißt, steht auf unserer Seite zum Verwalterwechsel.
Dieser Beitrag gibt den Stand vom 22. September 2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei Streit über Beschlüsse, Herausgabeansprüche oder Honorarforderungen sollten Sie anwaltlichen Rat einholen.