Hausverwaltung insolvent? Was Eigentümer jetzt tun müssen
Ist die Hausverwaltung zahlungsunfähig, entscheidet sich in den ersten Tagen, ob daraus ein geordneter Übergang wird oder ein finanzieller Schaden. Dieser Leitfaden zeigt die Reihenfolge – mit Mustertexten, Checkliste als PDF und einem Praxisfall aus Duisburg.
Das Wichtigste in Kürze
- Zuerst das Geld: Kontoform klären, Kontostand dokumentieren, Vollmacht des alten Verwalters bei der Bank widerrufen.
- Dann die Handlungsfähigkeit: Auch ohne Verwalter kann der Beirat oder ein ermächtigter Eigentümer eine Versammlung einberufen (§ 24 Abs. 3 WEG).
- Abberufung und Vertragskündigung sind zwei Dinge – beides gehört in dieselbe Versammlung.
- Die offene Jahresabrechnung muss der neue Verwalter erstellen (BGH, Urteil vom 26.09.2025 – V ZR 206/24).
- Laufende Zahlungen an Versicherung und Versorger sichern – hier entsteht der Schaden am schnellsten.
Zum Mitnehmen
Checkliste für die ersten Tage als PDF
Alle Schritte dieses Leitfadens auf zwei Seiten zum Abhaken – Tag 1 bis Tag 3, die Wochen danach und die häufigsten Fehler. Ohne Formular, ohne E-Mail-Adresse.
Checkliste herunterladen (PDF)Aus der Praxis · WEG in Duisburg
Übernahme einer Gemeinschaft ohne Jahresabrechnungen
Ausgangslage
Die Gemeinschaft stand ohne funktionierende Verwaltung da. Jahresabrechnungen waren über einen längeren Zeitraum nicht erstellt worden, entsprechend fehlte die Grundlage für Beschlüsse und für die Abrechnung gegenüber Mietern.
Unser Vorgehen
Wir haben die Verwaltung übernommen und die offenen Abrechnungen aus den vorhandenen Unterlagen und Kontobewegungen nachgearbeitet – Jahr für Jahr, bis die Zahlen wieder sauber aufeinander aufbauten.
Ergebnis
Die Gemeinschaft ist wieder handlungsfähig: Abrechnungen liegen vor, Beschlüsse können gefasst werden, der laufende Betrieb funktioniert wieder normal.
Schritt 0: Ist es wirklich eine Insolvenz?
Für Eigentümer fühlen sich drei Situationen gleich an: Es passiert nichts mehr. Rechtlich sind sie verschieden, und davon hängt ab, was Sie tun können.
| Fall | Merkmal | Folge |
|---|---|---|
| Insolvenz | Beschluss des Insolvenzgerichts | Verfügungsbefugnis geht auf den Insolvenzverwalter über (§ 80 InsO) |
| Amtsniederlegung | Der Verwalter gibt die Bestellung zurück | Gemeinschaft steht ohne Verwalter da, Vertrag muss gesondert beendet werden |
| Funkstille | Keine Reaktion, keine Abrechnung, kein Beschlussvollzug | Regelmäßig wichtiger Grund für die außerordentliche Kündigung (§ 314 BGB) |
Ob tatsächlich ein Insolvenzverfahren läuft, prüfen Sie kostenlos über die amtlichen Veröffentlichungen der Insolvenzgerichte auf insolvenzbekanntmachungen.de, ergänzend im Unternehmensregister und – bei einer GmbH – im Handelsregister. Notieren Sie Aktenzeichen, Gericht und Datum des Beschlusses. Finden Sie nichts, handelt es sich um Funkstille; die Schritte unten gelten dann bis auf die insolvenzrechtlichen Punkte genauso.
Welches Insolvenzgericht ist zuständig?
Eine Verwechslung, die viel Zeit kostet: Zuständig ist nicht das Gericht am Ort Ihrer Wohnanlage, sondern das am Sitz der Hausverwaltung. In Nordrhein-Westfalen ist das jeweils das Amtsgericht am Sitz des Landgerichts (§ 2 InsO). Für unsere Region heißt das:
| Sitz der Hausverwaltung | Insolvenzgericht |
|---|---|
| Duisburg, Mülheim an der Ruhr, Oberhausen, Dinslaken, Voerde | Amtsgericht Duisburg |
| Essen, Gelsenkirchen, Bottrop | Amtsgericht Essen |
| Ratingen, Düsseldorf | Amtsgericht Düsseldorf |
| Bochum, Herne, Witten | Amtsgericht Bochum |
Im Zweifel müssen Sie gar nicht raten: Das zuständige Gericht und das Aktenzeichen stehen in der Veröffentlichung auf insolvenzbekanntmachungen.de. Sitzt die Verwaltung außerhalb von NRW, gilt dieselbe Regel nach dem Recht des jeweiligen Bundeslandes.
Die ersten Tage: Reihenfolge statt Aktionismus
Tag 1 – Lage feststellen und dokumentieren
- Status prüfen (siehe oben), Beleg abspeichern.
- Verwaltungsbeirat informieren; gibt es keinen, zwei oder drei aktive Eigentümer als Ansprechpartner bestimmen.
- Offene Punkte auflisten: letzte Jahresabrechnung, laufender Wirtschaftsplan, unbezahlte Handwerkerrechnungen, Versicherungen, Versorgerverträge, laufende Verfahren.
- Den bisherigen Verwalter beziehungsweise den Insolvenzverwalter schriftlich per Einschreiben auffordern, Kontenübersicht, Vollmachten, Verträge und Saldenlisten herauszugeben.
Tag 2 – Konto sichern
- Kontoform feststellen: Läuft das Konto auf die Gemeinschaft oder auf den Verwalter?
- Kontostand tagesaktuell dokumentieren.
- Vollmacht des Verwalters bei der Bank schriftlich widerrufen (Mustertext unten).
- Gebäudeversicherung und Versorger informieren, dass die Gemeinschaft vorübergehend selbst Korrespondenzadresse ist.
Tag 3 – Versammlung vorbereiten
- Einladung zur außerordentlichen Eigentümerversammlung durch Beiratsvorsitz oder ermächtigten Eigentümer.
- Zwei bis drei Angebote für die neue Verwaltung einholen, damit in der Versammlung entschieden werden kann.
- Anmeldefrist für Forderungen aus dem Eröffnungsbeschluss notieren.
Das Geld: Wovon es abhängt, ob die Rücklage sicher ist
| Kontoform | Inhaber | Im Insolvenzfall |
|---|---|---|
| Eigenkonto der Gemeinschaft | Gemeinschaft der Wohnungseigentümer | Sicher – das Guthaben gehört der Gemeinschaft |
| Offenes Fremdgeldkonto | Verwalter, Treuhandzweck offen ausgewiesen | Nur geschützt, wenn Vermögen strikt getrennt geführt wurde (§ 47 InsO) |
| Verdecktes Treuhandkonto | Verwalter, ohne Offenlegung | Kritisch – Guthaben droht in die Insolvenzmasse zu fallen |
Seit der WEG-Reform ist das Konto auf den Namen der Gemeinschaft der Regelfall. In älteren Mandaten führen manche Verwaltungen bis heute Treuhandkonten. Läuft Ihr Konto auf den Verwalter, melden Sie beim Insolvenzverwalter schriftlich das Aussonderungsrecht nach § 47 InsO an und belegen Sie mit Kontoauszügen, dass die Gelder getrennt geführt wurden. Bei größeren Beträgen gehört dieser Punkt in anwaltliche Hände.
Wieder handlungsfähig werden: die außerordentliche Versammlung
Der häufigste Einwand lautet: „Wir haben doch keinen Verwalter, der einladen könnte.“ Das Gesetz löst das eindeutig. Fehlt ein Verwalter oder weigert er sich pflichtwidrig, können der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, sein Vertreter oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer einberufen (§ 24 Abs. 3 WEG). Die Ladungsfrist beträgt grundsätzlich drei Wochen; nur bei echter Dringlichkeit ist sie kürzer, und das sollte in der Einladung begründet werden.
Seit der WEG-Reform ist die Versammlung außerdem unabhängig von der Zahl der vertretenen Anteile beschlussfähig. Auch eine schwach besuchte Versammlung kann den neuen Verwalter wirksam bestellen.
Abberufung und Kündigung: zwei getrennte Schritte
Die Abberufung beendet das Amt und ist jederzeit mit einfacher Mehrheit möglich (§ 26 Abs. 3 WEG). Der Verwaltervertrag läuft davon unabhängig weiter und endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Damit die Vergütung nicht weiterläuft, wird er zusätzlich gekündigt – bei Insolvenz oder eingestellter Tätigkeit außerordentlich nach § 314 BGB.
Wichtig ist das Timing: Die außerordentliche Kündigung muss innerhalb angemessener Frist nach Kenntnis des wichtigen Grundes erfolgen; die Rechtsprechung orientiert sich an zwei Monaten. Wer ein halbes Jahr wartet, riskiert, dass die Kündigung als verspätet gilt. Und: Zahlungen erst nach der Kündigung einstellen, nicht vorher.
Unterlagen herausholen
Der Verwalter ist Beauftragter der Gemeinschaft und muss nach § 667 BGB alles herausgeben, was er aus der Geschäftsbesorgung erlangt hat. Nach Eröffnung des Insolvenzverfahrens richtet sich der Anspruch gegen den Insolvenzverwalter (§ 80 InsO). Diese Unterlagen brauchen Sie:
- Beschlusssammlung und Versammlungsprotokolle
- Jahresabrechnungen, Wirtschaftspläne, Vermögensberichte
- Buchhaltungsbelege, Kontoauszüge, Hausgeldsalden je Einheit
- Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung
- Laufende Verträge: Versicherung, Wartung, Hausmeister, Reinigung, Versorger
- Versicherungspolicen und offene Schadenakten
- Eigentümerliste, Zählerlisten, Schlüsselverzeichnis, Zugänge
Die offene Jahresabrechnung – wer muss sie machen?
Das ist in der Praxis der emotionalste Punkt, und er ist seit 2025 geklärt. Der BGH hat mit Urteil vom 26. September 2025 (V ZR 206/24) entschieden, dass die Pflicht zur Jahresabrechnung erst am 1. Januar des Folgejahres entsteht und den dann amtierenden Verwalter trifft. Die Gemeinschaft ist also nicht darauf angewiesen, dass der insolvente Verwalter noch abrechnet – die neue Verwaltung erstellt die Abrechnung, auch für ein Jahr, das sie nicht selbst betreut hat.
Weil die Aufarbeitung eines fremden Buchungsjahres erheblichen Mehraufwand bedeutet, wird dafür üblicherweise eine gesonderte Vergütung vereinbart. Beschließen Sie das gleich mit, dann gibt es später keine Diskussion.
Für vermietende Eigentümer besonders wichtig: Die mietrechtliche Frist von zwölf Monaten für die Betriebskostenabrechnung (§ 556 Abs. 3 BGB) verlängert sich nicht, nur weil die WEG-Abrechnung fehlt. Wer vermietet, sollte deshalb früh Druck machen oder die Abrechnung notfalls aus eigenen Unterlagen erstellen lassen. Wir übernehmen das im Rahmen der Sondereigentumsverwaltung.
Schaden anmelden: zwei Wege parallel
Insolvenztabelle (§ 174 InsO): Offene Hausgeldsalden, Schadensersatzansprüche und Kosten melden Sie schriftlich beim Insolvenzverwalter an. Die Frist steht im Eröffnungsbeschluss.
Vermögensschaden-Haftpflicht des Verwalters: Gewerbliche Verwalter brauchen eine Erlaubnis nach § 34c GewO und müssen nach der Makler- und Bauträgerverordnung eine Berufshaftpflicht unterhalten. Diese Police kann Vermögensschäden durch Pflichtverletzungen abdecken – und sie zahlt unabhängig davon, ob in der Insolvenzmasse noch Geld ist. Welche Versicherung besteht, steht oft im Verwaltervertrag; andernfalls fragen Sie beim Insolvenzverwalter nach.
Akute Notlage im Ruhrgebiet oder am Niederrhein?
Wir übernehmen kurzfristig – auch befristet
Schildern Sie in zwei Sätzen, was passiert ist, wie viele Einheiten betroffen sind und ob schon eine Versammlung angesetzt ist. Sie bekommen von uns eine erste Einschätzung und einen konkreten Vorschlag für die nächsten Schritte – kostenlos, auch wenn Sie sich später für eine andere Verwaltung entscheiden.
Lage schildern →Sonderfall: Mietshaus ohne Eigentümergemeinschaft
Gehört Ihnen ein Mietshaus allein und die beauftragte Verwaltung fällt aus, ist der Weg deutlich kürzer: keine Versammlung, kein Beschluss. Sie kündigen den Vertrag selbst aus wichtigem Grund (§ 314 BGB), widerrufen Vollmachten bei der Bank, informieren Ihre Mieter schriftlich über die neue Bankverbindung und fordern Unterlagen und Schlüssel nach § 667 BGB zurück. Die Mietverträge laufen unverändert weiter, denn Vertragspartner der Mieter sind Sie, nicht die Verwaltung. Auch hier gilt die Zwölfmonatsfrist für die Betriebskostenabrechnung.
Die Fehler, die am meisten Geld kosten
- Hausgeld eigenmächtig einstellen. Das Hausgeld schulden Sie der Gemeinschaft, nicht der Verwaltung. Wer aufhört zu zahlen, bringt die Gemeinschaft in Zahlungsschwierigkeiten und sich selbst in den Rückstand.
- Nur abberufen und den Vertrag vergessen. Dann läuft der Vergütungsanspruch weiter, obwohl niemand mehr arbeitet.
- Zu lange abwarten. Die außerordentliche Kündigung muss zeitnah erfolgen; die Rechtsprechung orientiert sich an zwei Monaten ab Kenntnis.
- In Vorleistung gehen. Einzelne Eigentümer bezahlen Handwerker oder Versicherung aus eigener Tasche, ohne Beschluss und ohne schriftliche Zusage. Die Erstattung wird dann zur Diskussion.
- Die Abrechnung liegen lassen. Je länger niemand abrechnet, desto aufwendiger wird die Rekonstruktion – und bei vermieteten Einheiten läuft die Zwölfmonatsfrist gegenüber den Mietern weiter.
Häufige Fragen
Ist das Geld der Gemeinschaft verloren?
Nicht zwangsläufig. Entscheidend ist die Kontoform. Ein Konto auf den Namen der Gemeinschaft gehört der Gemeinschaft. Bei Konten auf den Namen des Verwalters kommt es darauf an, ob die Gelder sauber getrennt geführt wurden.
Müssen wir weiter Hausgeld zahlen?
Ja. Das Hausgeld schulden Sie der Gemeinschaft, nicht der Verwaltung. Sobald ein Konto auf den Namen der Gemeinschaft eingerichtet ist, zahlen Sie dorthin.
Brauchen wir einen gerichtlich bestellten Notverwalter?
Meist nicht. Die Gemeinschaft kann selbst per Mehrheitsbeschluss einen neuen Verwalter bestellen. Der gerichtliche Weg bleibt für den Fall, dass gar kein Beschluss zustande kommt. Mehr dazu auf unserer Seite zur Notverwaltung.
Was passiert mit Handwerker- und Versorgerverträgen?
Sie bestehen weiter, denn Vertragspartner ist die Gemeinschaft. Der neue Verwalter meldet sich bei allen Vertragspartnern, weist die Vertretung nach und aktualisiert Zahlungs- und Korrespondenzdaten.
Wie schnell kann eine neue Verwaltung übernehmen?
Die Vorbereitung – Einladung, Mustertexte, Bankkommunikation – kann sofort starten. Rechtlich wirksam wird die Übernahme mit dem Bestellungsbeschluss in der Versammlung.
Was ist, wenn der Insolvenzverwalter nicht reagiert?
Insolvenzverwalter sind stark ausgelastet. Setzen Sie Fristen schriftlich, dokumentieren Sie alles. Bleibt es dabei, ist der gerichtliche Weg möglich; dafür sollten Sie anwaltliche Unterstützung holen.
Wir übernehmen Ihre Gemeinschaft
Wir verwalten Eigentümergemeinschaften im Ruhrgebiet und am Niederrhein und übernehmen auch Gemeinschaften, bei denen Abrechnungen fehlen, Konten unklar sind oder seit Monaten niemand erreichbar war. Was das konkret bedeutet, steht auf unserer Seite zur Übernahme nach Verwalterinsolvenz.
Quellen
- §§ 9b, 24, 26, 28 WEG – Vertretung, Einberufung, Bestellung und Abberufung, Jahresabrechnung
- §§ 47, 80, 174 InsO – Aussonderung, Verfügungsbefugnis, Forderungsanmeldung
- §§ 314, 556, 667 BGB – außerordentliche Kündigung, Betriebskosten, Herausgabepflicht
- BGH, Urteil vom 26.09.2025 – V ZR 206/24 (Jahresabrechnung nach Verwalterwechsel)
- § 34c GewO und Makler- und Bauträgerverordnung – Erlaubnis und Berufshaftpflicht
Dieser Beitrag gibt den Stand vom 22. September 2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Gerade bei Insolvenzen mit strittigen Konten, hohen Salden oder laufenden Verfahren sollten Sie eine auf Wohnungseigentums- und Insolvenzrecht spezialisierte Kanzlei einschalten.